Pogoji za delo v kongresnem centru

SPLOŠNI POGOJI DELA

Splošni pogoji dela v Kongresnem centru Portus in na drugih lokacijah v lasti družbe Istrabenz Turizem, d.d., na katerih poteka dogodek oz. prireditev, določajo ukrepe za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu, varstva pred požarom, pravice družbe Istrabenz Turizem, d.d. ter obveznosti:

• Prireditelja (po zakonu o javnih prireditvah je to organizator oziroma naročnik storitve) – to je oseba, ki bo uporabila prostore in druge storitve za izvedbo prireditve,
• Izvajalca del (razstavljavec oziroma njegov izvajalec del oziroma drug izvajalec del), ko izvaja delo v času montaže, same prireditve in demontaže.

Za izvajalce del, ki jih izbere prireditelj, v celoti odgovarja prireditelj in se zavezuje, da jih seznani s Splošnimi pogoji dela.
Izvajalec del, izbran iz strani predstavnika Kongresnega centra Portus, s potrditvijo ponudbe oziroma podpisom ustreznega dokumenta soglaša, da je seznanjen s Splošnimi pogoji dela.

Vstop v Kongresni center Portus in dostava

Vstop v Kongresni center Portus v času montaže, prireditve in demontaže je za izvajalce del omogočen skozi gospodarski vhod hotela Slovenija.
Prireditelj je dolžan pravočasno, pred začetkom del, poslati seznam izvajalcev del in poimenski spisek delavcev v času trajanja dogodka, med katerimi se imenuje tudi odgovorna oseba, ki poleg ostalega skrbi za izvajanje ukrepov varnosti in zdravja pri delu.
Vstop in gibanje v Kongresnem centru Portus v času montaže, prireditve in demontaže je možno za osebje prireditelja in izvajalce del izključno na podlagi začasne identifikacijske izkaznice za osebje ter brezkontaktnega čipa za dostop do gospodarskega vhoda in vstop v objekt, ki ju izda Kongresni center Portus oziroma drugačnega režima, kot se dogovorita prireditelj in predstavnik kongresnega centra. Začasno identifikacijsko izkaznico in brezkontaktni čip je po končanem dogodku potrebno vrniti.
Vsi predstavniki prireditelja in izvajalci del so dolžni imeti začasno identifikacijsko izkaznico oziroma dogovorjen dokument ob vstopu v Kongresni center Portus in jo na vsakokraten poziv predstavnika kongresnega centra tudi pokazati.
Ob prevzemu brezkontaktnega čipa osebje prireditelja oziroma izvajalec del podpiše izjavo o prevzemu medija. V primeru ne vračila ali izgube medija se za znesek vrednosti medija (20,00 eur) bremeni izvajalca del (podjetje).
Dostava v Kongresni center Portus je možna od ponedeljka do petka od 8:00 do 15:00, izven tega časa pa po predhodnem dogovoru. Dostavo blaga in materiala je potrebno najaviti najkasneje dan pred prihodom od 8:00 do 16:00 ure na tel. št. +386 40 457 408 ali +386 40 457 353. Dostava blaga in materiala je dostava z vnosom v Kongresni center Portus do ustreznega skladiščnega ali razstavnega
prostora, v skladu z navodili predstavnika kongresnega centra.
Pri poštnem pošiljanju materiala za potrebe kongresnega dogodka ali prireditve sta naziv dogodka in priimek in ime kontaktne osebe obvezen podatek.

Dostavna pot hotela Slovenija je območje kratkotrajnega parkiranja dostavnih vozil v dostavnem času. Dostavna površina je hkrati tudi intervencijska pot, ki zagotavlja neovirani dostop reševalnim vozilom. Vozila izvajalcev del se lahko zadržijo na dostavnih površinah največ 15 minut in morajo dostavno pot gospodarskega vhoda hotela Slovenija zapustiti v najkrajšem možnem času. V primeru neupoštevanja
tega določila bo vozilo odstranjeno na stroške izvajalca del.

Parkiranje

Kongresni center Portus organizatorjem dogodkov zagotavlja parkirno mesto v bližini kongresnega centra.
Hotelsko parkirišče je do polne zasedenosti namenjeno hotelskim gostom, ki čip kartico za parkirišče prejmejo na hotelski recepciji.
Odvisno od zasedenosti hotelskih kapacitet in po predhodnem dogovoru se omejeno število razstavljavcev napoti na hotelsko parkirišče po ceni od 5,00 eur za celodnevno parkiranje. Parkiranje v garaži se zaračuna 15,00 eur na dan.
Poleg hotelskega parkirišča so na voljo urejena in plačljiva javna parkirišča, ki se nahajajo ob ulici Obala in na parkirišču Vila Maria, kakor tudi parkirna hiša Metropol (v krogu cca 500 m od Kongresnega centra Portus).

Stiki

Koordinator dogodkov Istrabenz Turizem, d.d.:
Sara Gavrilović
+386 51 276 772
sara.antic@lifeclass.net

Tehnični oddelek v času prireditve:
+386 5 692 5031
+386 40 457 353

Vsak prireditelj je dolžan:

• osem dni pred dogodkom posredovati okvirne informacije o številu udeležencev, gostinskih storitvah, postavitvi oz. spremembi postavitve dvoran v teku dogodka;
• imenovati odgovorno osebo za varovanje zdravja in varstva pri delu in požarno varstvo, ki je lahko tudi oseba prireditelja za koordinacijo izvedbe;
• izvajati dela tako, da ne ogroža svojih delavcev, delavcev drugih izvajalcev in tretjih oseb;
• upoštevati vse predpise s področja varnosti in zdravja pri delu, predpise s področja požarnega varstva, vse veljavne tehnične predpise in standarde, Splošne pogoje dela, ki veljajo v Kongresnem centru Portus in na drugih lokacijah v lasti družbe Istrabenz Turizem, d.d., na katerih poteka dogodek oziroma prireditev, ter Navodila za izvedbo prireditve, če le-ta obstajajo;
• poskrbeti, da so njegovi delavci poučeni o varnem delu, da so zdravstveno sposobni opravljati delo, da imajo na razpolago osebna varovalna sredstva ter ustrezne delovne pripomočke in naprave. Poskrbeti je dolžan tudi za organizacijo prve pomoči;
• v rokih in v primerih, ki jih določa zakon, obvestiti inšpekcijo dela o začetku dela, skrbeti za varno delo v okviru razstavnega prostora, dostopnih poti ter na vseh lokacijah na katerih poteka prireditev;
• odgovorno ravnati z odpadki: koši za smeti v dvoranah in preddverju so namenjeni le papirnatim izdelkom. Odpadke, ki nastanejo pri montaži/demontaži, izvajalec del ločuje posebej. Za odstranitev odpadkov poskrbi osebje v Kongresnem centru Portus,
• v kolikor dogodek zahteva organizacijo, sodelovanje in izvedbo aktivnosti različnih akterjev, se prireditelj obvezuje pravočasno posredovati potrebne informacije.

Oseba prireditelja, zadolžena za koordinacijo izvedbe:

• izvaja koordinacijo med posameznimi izvajalci del;
• opravi pregled skupaj z odgovorno osebo v Kongresnem centru Portus in prevzame lokacije pred pričetkom izvajanja del ter jih po koncu demontaže preda nazaj. V primeru morebitne nastale škode na objektih in opremi družbe Istrabenz Turizem, d.d., skupaj z odgovorno osebo
  kongresnega centra pripravi Interni zapisnik o nastali materialni škodi;
• naroča (s posebno naročilnico kongresnega centra ali po elektronski pošti ) morebitne dodatne storitve, ki niso bile predhodno dogovorjene (vsaj 24 ur pred pričetkom dogodka);
• skrbi za izvajanje navodil osebe, pooblaščene za varstvo pri delu in požarno varnost, rediteljev, gasilcev ter sodeluje z koordinatorjem dogodkov oz. odgovorno osebo za kongresni center;
• seznani delavce z ukrepi in navodili za varno in zdravo delo ter s Splošnimi pogoji dela;
• zahteva, da izvajalec del takoj ustavi delo, če njegovi delavci kršijo predpisane ukrepe in normative za varno in zdravo delo oziroma Splošne pogoje dela, na podlagi ugotovitev in zahtev osebe, pooblaščene za varstvo pri delu in požarno varstvo;
• v sodelovanju z osebo, pooblaščeno za varstvo pri delu in požarno varstvo izvaja preglede v času montaže, demontaže in prireditve;
• pisno, izjemoma ustno zahteva, da izvajalec del odpravi napake oziroma pomanjkljivosti, ugotovljene v času montaže, ob tehničnem pregledu, opravljenem pred začetkom prireditve,
  ali če se napake oziroma pomanjkljivosti ugotovijo med samo prireditvijo ali v času demontaže;
• upošteva vse veljavne predpise s področja varnosti in zdravja pri delu, predpise s področja požarnega varstva, vse veljavne tehnične predpise in standarde, Splošne pogoje dela ter Navodila za razstavljavce, če le ta obstajajo;
• zagotovi, da je gibanje delavcev omejeno le na prireditveni prostor ter na dovozne in dostopne poti;
• v primeru nevarnosti nastanka požara na prireditvenem prostoru to nevarnost odstrani oziroma nanjo opozori reditelja oziroma predstavnika kongresnega centra in vse ostale prisotne ter uredi vse potrebno za gašenje požara in po potrebi začne gasiti;
• je navzoča na prireditvenem prostoru ves čas montaže in demontaže ter prireditve. V primeru svoje odsotnosti imenuje namestnika.

Omejitve oziroma obveznosti pri delu v Kongresnem centru Portus in na drugih lokacijah v lasti družbe Istrabenz Turizem, d.d., na katerih potekajo dogodki in prireditve, za prireditelja, njegovega izvajalca oziroma razstavljavca:

• prireditelj, njegov izvajalec oziroma razstavljavec prične s pripravljalnimi deli na dogodek v skladu z drugimi dogodki, ki istočasno potekajo,
• pri delu je potrebno upoštevati tehnična navodila glede dopustne obremenitve tal v razstavnih dvoranah, višine in širine vstopnih poti, moči električnih priključkov ipd,
• poseganje v električne, vodovodne, TT, IT in druge instalacije ni dovoljeno, dodatne priključke izvede pooblaščena služba. Električne in druge instalacije morajo biti izvedene v skladu s predpisi. Kongresni center Portus ima pravico pregledati instalacije,
• prepovedana je uporaba grelnih teles, svetil ter razdelivcev, ki ne ustrezajo veljavnim standardom in tehničnim normativom. Prepovedana je uporaba kuhalnikov z nezaščitenimi vklopnimi gumbi,
• uporaba iskrečega orodja, odprtega plamena, vnetljivih in drugih nevarnih snovi je prepovedana na celotnem območju. Če se pojavi potreba po uporabi teh, je prireditelj ali izvajalec del dolžan
  v naprej pridobiti dovoljenje za izvajanje vročih del od izdajatelja dovoljenj za izvajanje vročih del. Ta oseba je lahko pooblaščena oseba za izvajanje ukrepov varstva pred požarom oziroma s
  strani odgovorne osebe pooblaščena oseba,
• prepovedano je poseganje v objekte in opremo (vrtanje, barvanje, lepljenje govorniškega pulta, ipd.),
• prepovedana je uporaba lepilnih trakov ali drugo ravnanje, ki bi lahko pustilo trajne sledi. Za morebitne poškodbe in odstranjevanje lepilnega traka ima Kongresni center Portus pravico zaračunati stroške vzpostavitve prvotnega stanja,
• prepovedano je izvajanje mizarskih del v razstavnih dvoranah, v primeru da se to izjemoma dovoli, je potrebna hkratna uporaba primernih sesalcev,
• koši za smeti v dvoranah in preddverju so namenjeni le papirnatim izdelkom.
• izvajalec del, po postavitvi razstavnega prostora embalažo odstrani. Odpadke, ki nastanejo pri montaži/demontaži izvajalec del ločuje posebej v kartonske škatle ali velike vrečke za odpadke. V celoti je potrebno upoštevati pravila ločevanja odpadkov, ločiti je treba: iverke in les, karton in papir, stiropor, plastično folijo, kosovne odpadke, zvite preproge, embalažo (plastika, pločevinke), stekleno embalažo ter mešane odpadke - pometnine. Za odstranitev odpadkov poskrbi osebje Kongresnega centra Portus,
• po končani prireditvi je prireditelj oziroma izvajalec razstavnega prostora dolžan odstraniti ves aranžerski material ter vse ostanke konstrukcije (iverne plošče, plastične in kovinske ostanke,
  lepilni trak itd.) V primeru neupoštevanja lahko Kongresni center Portus kršitelja sankcionira,
• vožnja dostavnih vozil in transportnih sredstev je omejena na transportne poti, hitrost pa ne sme presegati 10km/h na prostem, v zaprtih prostorih je prepovedan promet z dostavnimi in osebnimi vozili. Transportna sredstva morajo biti opremljena z opozorilnimi in zaščitnimi
  napravami,
• če je del prostora, ki je namenjen hoji, dvignjen, mora biti rob jasno označen,
• prireditelj oziroma izvajalec del s svojo opremo ne sme blokirati zasilnih izhodov, protipožarnih hidrantov, evakuacijske poti, dostop do gasilnih aparatov… Zagotoviti mora, da so vsi dostopi prosti, čisti in označeni. Po potrebi morata prireditelj in izvajalec del namestiti dodatne gasilne aparate ali druga gasilna sredstva. Če preko razstavnega prostora izvajalca del vodi prehod do zasilnega izhoda in/ali hidrantov, mora biti prehod, ne glede na rešitev, ki jo izvajalec del izbere,
  jasno razpoznaven in dostopen,
• v primeru nevarnosti nastanka požara mora prireditelj oziroma izvajalec to nevarnost odstraniti oziroma nanjo opozoriti predstavnika kongresnega centra in vse ostale prisotne ter pripraviti
  vse potrebno za gašenje oziroma po potrebi z njim začeti. V takem primeru si Kongresni center Portus pridružuje pravico do vstopa na prireditveni prostor, tudi v primeru odsotnosti prireditelja oziroma izvajalca del,
• v času postavljanja razstavnih prostorov se ne sme uporabljati gorljivih materialov, 
• v skladu z zakonom o prepovedi kajenja v zaprtih prostorih kajenje ni dovoljeno,
• vsaka kršitev določil Splošnih pogojev dela, še posebej kadar obstaja nevarnost za zdravje in življenje delavcev, za nastanek večje materialne škode ali požara, ima za posledico obvezno
  prekinitev dela, odklop električne energije oziroma poseg na stroške prireditelja oziroma izvajalca del,
• prireditelj v celoti materialno in moralno odgovarja za škodo, ki jo povzroči družbi Istrabenz Turizem, d.d., njenim delavcem ali tretji osebi on sam ali njegovi delavci, med koriščenjem storitev ali v povezavi s tem. Prireditelj se zavezuje, da bo v celoti poravnal morebitno povzročeno škodo glede na pisni dogovor v obliki tripartitnega pisnega sporazuma med
  prirediteljem, družbo Istrabenz Turizem, d.d. in osebo, ki je škodo povzročila.
  Kongresni center Portus je v primeru poškodbe opreme in inventarja dolžan v najkrajšem možnem času le-to sanirati z uradnim dobaviteljem opreme za kar dodatno zaračuna pribitek v višini 10% iz naslova izpada prihodka,
• kongresni center Portus ne odgovarja za poškodbe, izgube oziroma uničenje stvari prireditelja oziroma izvajalca del, njegovih delavcev oziroma tretjih oseb (obiskovalcev), nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, tatvine, izliva vode, pomanjkljivosti opreme oziroma postavitev ipd. ali katerega koli drugega vzroka,
• prireditelj in njegovi izvajalci oziroma razstavljavciso dolžni prostore Kongresnega centra Portus zapustiti po končani storitvi, do dogovorjenega termina. Če temu ni tako, lahko kongresni center zaračuna dodatno uporabnino dvorane za obdobje dodatne uporabe v času nepravočasne demontaže in penale zaradi izpada morebitnega prihodka. Prireditelj oziroma razstavljavec
  pooblašča Kongresni center Portus, da v primeru nepravočasne demontaže kongresni center na stroške prireditelja/razstavljavca, takoj pristopi k demontaži. Kongresni center pri tem ne
  odgovarja za morebitno škodo na predmetih in opremi prireditelja oziroma razstavljavca,
• po končanem dogodku Kongresni center Portus ne skladišči opreme in predmetov prireditelja oziroma razstavljavca, v primeru drugačnega dogovora se zaračuna stroške skladiščenja,
• Kongresni center Portus po predhodnem dogovoru organizira prevoz pozabljene opreme do prireditelja oziroma razstavljavca v območju do 20 km in strošek zaračuna v skladu z internim
  cenikom.

Pomembne informacije

• prireditelj mora pri pripravi prireditve upoštevati zmogljivosti posameznih prostorov, ki ne sme biti presežena.
• spremembe predhodno naročene in pripravljene postavitve dvorane ter dodatna naročila, za katera se naročnik odloči na dan dogodka ali v času trajanja dogodka, se upoštevajo le v mejah
  razpoložljivih zmogljivosti in se dodatno zaračunajo po Internem ceniku za dodatne storitve,
• poseganje v spremembo postavitve v recepcijski avli, hotelski restavraciji oz. v vseh prostorih in zunanjih površinah, ki so namenjene hotelskim gostom, mora biti predhodno odobreno iz strani gostitelja in se dodatno zaračuna,
• dostavo daril v sobe udeležencev dogodka je potrebno vnaprej dogovoriti in najaviti. Storitev se ne zaračuna v kolikor se pripravljena darila dostavi v hotel najkasneje dan pred dogodkom,
• po naročilu prireditelja se lahko proti plačilu sprazni mini bar v hotelski sobi,
• najkasneje dan pred začetkom dogodka, prireditelj posreduje odgovorni osebi informacijo o spremembi števila udeležencev za coffie break in naročene obroke. Za vsa dodatna naročila
  znotraj 24 ur se zaračuna pribitek v višini 10% na dogovorjeno ceno storitve,
• po vnaprejšnjem dogovoru je možna priprava obrokov izven rednih urnikov. Storitev se dodatno zaračuna,
• cena najema kongresne dvorane vključuje: platno, ozvočenje, flip chart tablo, asistenco tehnika ob pričetku dogodka do 30 minut in DDV. Cene ostalih dodatnih storitev in najem dodatne opreme so navedeni v Internem ceniku za dodatne storitve,
• posebne zahteve za dostop do interneta, priklop lastne omrežne opreme in vzpostavitev lastnega omrežja je potrebno predhodno naročiti minimalno 8 dni pred dogodkom,
• posebnosti, ki se nanašajo na tehnično podporo prireditve morajo biti pred prihodom najavljene in potrjene iz strani tehničnega oddelka Kongresnega centra Portus,
• v primeru, če nastopi situacija, ki je ta pravilnik ne predvideva, se uporabi uzance oziroma dobre poslovne običaje,
• interni cenik za dodatne storitve je sestavni del Splošnih pogojev dela. Družba Istrabenz Turizem, d.d., si pridržuje pravico spremembe cen v primeru spremenjenih okoliščin, ki jih na dan
  oblikovanja cen ni bilo možno predvideti.